6 věcí, kterými vám fakturační aplikace usnadní život

Plánujete rozjet podnikání, ale nemůžete si dovolit vlastní účetní? Než se začnete poohlížet po externí firmě, zkuste dát šanci fakturačním aplikacím. Účetnictví s nimi zvládnete jen s pomocí notebooku nebo chytrého telefonu, obejdete se i bez zdlouhavého vyplňování tabulek a formulářů a nepotřebujete ani zvláštní finanční znalosti. Většina aplikací je intuitivních a dokáží vás správně navést. Jaké jsou jejich hlavní výhody?

Faktura? Otázka vteřin

Fakturační aplikace pracují se šablonami, které si pamatují vaše údaje a údaje klienta doplní automaticky podle obchodního rejstříku po zadání jeho IČ. Rychlost a jednoduchost ale neznamená, že se musíte omezit na základní předlohu faktury. „Propracovanější aplikace kupříkladu nabízejí výběr z několika podob faktur v české i cizojazyčné mutaci. Umožňují dále přednastavit své logo, podpis, QR kód i další texty,“ popisuje Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která podnikatelům poskytuje fakturační aplikaci iDoklad. Aplikace za vás myslí na DPH podle pravidel daného státu i na přenesení daňové povinnosti. „U pravidelných obchodních akcí dokáží aplikace odesílat fakturu samy podle zadaného vzoru, což vám může každý měsíc ušetřit spoustu času,“ dodává Tomáš Loukota. U faktur po splatnosti je pak možné nastavit automatické upozornění zákazníka.

Strašák jménem daňové přiznání

Pokud si během roku všechny účtenky a faktury ukládáte, aplikace zpracuje daňové přiznání prakticky za vás. Při uplatňování paušálních příjmů aplikace podklady k daňovému přiznání dokonce sama vygeneruje. Stejně tak vám aplikace v přiznání může sama doplnit osobní údaje. Sami si potom jen zvolíte kategorii, ve které podnikáte, sazbu paušálu a případné přerušení činnosti. Vygenerovaný soubor už stačí jen nahrát na příslušný portál ministerstva financí.

Přehled v klientech, v jejich přáních i platbách

Každý klient má specifické požadavky. Jaké to jsou, můžete naučit fakturační aplikaci a sami je tak pustit z hlavy. Ke konkrétním klientům doplňte, o jaké služby či produkty mají nejčastěji zájem, a přiřaďte k nim konkrétní ceník. Fakturace se tak ještě urychlí. A něco navíc? „Opravdu maximální zjednodušení umožňuje propojení fakturační aplikace například s vlastním e-shopem, což je možné díky volně dostupnému rozhraní API. V praxi se tak po přijetí objednávky klientovi automaticky například odešle faktura i v případě, že si objedná ve tři ráno a vy jste zrovna na dovolené,“ popisuje Tomáš Loukota.

Všechny příjmy a výdaje neustále pod kontrolou

Pomocí filtrů a s využíváním štítků vidíte přímo v aplikaci nejen celkové informace o hospodaření firmy, ale i data o jednotlivých pobočkách nebo zakázkách. Kromě okamžitých statistik je užitečnou pomůckou také každoměsíční přehled. V emailové schránce najdete přehled důležitých statistik – výpis vydaných i přijatých faktur za daný měsíc, jejich srovnání s předešlým obdobím, a to všechno přehledně graficky znázorněno. Zároveň v e-mailu vidíte plně uhrazené faktury a odhalíte, kolik faktur (i těch po splatnosti) ještě nemáte proplacených.

Sdílení dat odkudkoli

Potřebujete nasdílet fakturu a přeposílání pdf přílohy z mobilního telefonu je zdlouhavé, zbytečně obtížné nebo náročné na spotřebu mobilních dat? Není nic lehčího, než vygenerovat a odeslat pouze odkaz pro zobrazení faktury v prohlížeči. Vygenerování odkazu se dá nastavit automaticky u každé platby, nebo zvlášť u jednotlivých plateb. Vyhnete se tak překážkám, jako když má například zákazník plnou mailovou schránku, když potřebujete fakturu odeslat rychle z terénu, nebo když fakturujete ze třetích zemí a chcete využít levnou a rychlou variantu. „Našim uživatelům fakturaci ještě více usnadňujeme tím, že z odkazu na fakturu vygenerovanou aplikací iDoklad je možné fakturu naimportovat přímo do jejich účetnictví v iDokladu,“ uvádí Tomáš Loukota.

Virtuální archiv

Police plné šanonů, zdlouhavé vyhledávání i nepříjemnosti se špatně založenou fakturou, která zrovna není k nalezení, s fakturačními aplikacemi odpadají. Všechny účtenky i faktury zařadíte do příslušné složky v aplikaci, kde je lze zpětně jednoduše a rychle vyhledat. Faktury a účtenky, které obdržíte jen v papírové podobě, stačí jednoduše vyfotit nebo oskenovat.