Podle § 34 odst. 1 zákoníku práce je nezbytné, aby pracovní smlouvy obsahovaly údaje o druhu práce, místu výkonu a datu nástupu. „Zaměstnavatelé by měli být velmi pozorní vůči důležitosti zahrnutí těchto náležitostí, neboť to je klíčové pro vznik právního vztahu a následné fungování pracovního poměru,“ říká Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz. I přesto se však pracovní smlouvy často rozrůstají do rozsáhlých dokumentů, které zahrnují další ujednání. Tato praxe, ačkoliv může na první pohled vypadat jako standardní, může vést k problémům, zejména pokud dojde k potřebě změn během trvání pracovního poměru.
Proč zbytečně nezahlcovat pracovní smlouvu detaily
Pracovní smlouva je dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Pokud se do ní vloží příliš mnoho detailů, každá pozdější změna může znamenat nutnost dodatku a souhlasu obou stran. “Firmy si tím často přidávají administrativu, které se dá předejít jednodušší strukturou dokumentů,” upozorňuje Michal Španěl.
Zákoník práce zároveň počítá s tím, že ne všechny informace musí být přímo v pracovní smlouvě. Pokud smlouva neobsahuje údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, zaměstnavatel o nich musí zaměstnance písemně informovat nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. Patří sem například bližší označení práce a místa výkonu, informace o dovolené, zkušební době, pracovní době, mzdě, výplatním termínu nebo kolektivních smlouvách.
Omezení mlčenlivosti o výši mzdy
Zatímco dříve byla běžnou praxí doložka o mlčenlivosti ohledně výše mzdy, dnes to podle § 346a zákoníku práce již není povoleno. Zaměstnavatelé nesmí omezovat zaměstnance v sdílení informací o jejich mzdě, a porušení tohoto zákazu může vést k pokutě až 400 000 Kč. „Zaměstnanci by měli mít právo otevřeně hovořit o výši svých mezd. Otevřenost v tomto ohledu je důležitá pro prevenci diskriminace a transparentnost na pracovišti,“ konstatuje Španěl.
Nadbytečné souhlasy se zpracováním osobních údajů
Dalším častým problémem v pracovních smlouvách je vyžadování souhlasů se zpracováním osobních údajů, což je v drtivé většině případů chybné. Zaměstnavatelé by měli mít na paměti, že většina údajů, které zpracovávají, je nezbytná pro plnění právních povinností a ke výkonu pracovní činnosti. „Vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů může být nejen matoucí, ale také protiprávní. Zaměstnavatelé by se měli vyhnout přehnanému formalismu a soustředit se na to, co skutečně potřebují,“ uvádí Michal Španěl. „Nejčastější chyba, kterou vidíme, je souhlas se zpracováním osobních údajů přímo v těle pracovní smlouvy. Takový souhlas je ze své podstaty neplatný — zaměstnanec jej nepodepisuje svobodně, protože je v podřízeném postavení. Správně má být souhlas vždy samostatný dokument, a navíc je potřeba ho vyžadovat jen ve výjimečných případech — například pro zpracování fotografie nebo kamerových záznamů pro propagaci firmy," dodává Michal Španěl.
Práce na dálku
Samostatnou pozornost si zaslouží také práce na dálku. Home office už není jen neformální benefit, který se vyřeší krátkou poznámkou ve smlouvě nebo ústní domluvou s nadřízeným. Pokud zaměstnanec pracuje pravidelně mimo pracoviště zaměstnavatele, doporučujeme, aby k tomu firma měla jasně nastavenou písemnou dohodu. Ta má řešit zejména místo výkonu práce, způsob komunikace, evidenci pracovní doby, dostupnost zaměstnance, ochranu dat, bezpečnost práce a pravidla pro ukončení práce na dálku.
„U práce na dálku dnes firmy často narážejí na to, že mají režim domluvený prakticky, ale ne smluvně. Manažer počítá s jedním výkladem, zaměstnanec s druhým a HR pak zpětně řeší, co vlastně platí. Právě proto dává smysl oddělit základní pracovní smlouvu od samostatné dohody o práci na dálku. Smlouva drží základ pracovního poměru, dohoda o home office řeší konkrétní režim, který se v čase přirozeně mění,“ říká Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz. Za neuzavření písemné dohody o práci na dálku pak hrozí pokuta až 300 000 Kč.
Zkušební doba
Firmy si mají zkontrolovat také ustanovení o zkušební době. Po flexinovele zákoníku práce platí od 1. června 2025 delší maximální limity: u běžných zaměstnanců až 4 měsíce, u vedoucích zaměstnanců až 8 měsíců. U pracovního poměru na dobu určitou ale dál platí důležité omezení. Zkušební doba nesmí být delší než polovina sjednané doby trvání pracovního poměru. Nestačí tedy jen přepsat starý vzor a automaticky doplnit delší lhůtu. „Zkušební doba je typický příklad ustanovení, které ve smlouvách často zůstává ze starých vzorů. Personalista musí zkontrolovat nejen délku zkušební doby, ale i to, pro jaký typ zaměstnance a jaký pracovní poměr ji sjednává. Jinak se snadno stane, že smlouva formálně vypadá správně, ale konkrétní ujednání neodpovídá zákonným limitům. U smluv uzavíraných v roce 2026 už nedává smysl spoléhat na vzory, které vznikly před flexinovelou,“ doplňuje Michal Španěl.